zbliżenie osoby grającej w szachy
28 lutego 2025

Jak założyć firmę w Polsce? Co musisz zrobić?

Praktyczny, krok-po-kroku przewodnik  — dokładnie to, co musisz zrobić, gdy zakładasz firmę w Polsce.

 

1) Przygotowanie (przed rejestracją)

  • Sformułuj pomysł / ofertę — co sprzedajesz, komu, jak będziesz dostarczać usługę/produkt.

  • Wybierz formę prawną (najczęściej: jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka z o.o.).

  • Wybierz PKD(y) — kody działalności (wybierz te, które opisują twoją działalność).

  • Zdecyduj o formie opodatkowania (zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt, VAT/zwolnienie).

  • Przygotuj dane: PESEL, dowód osobisty, adres działalności, NIP (jeśli masz), data planowanego rozpoczęcia działalności.

 

2) Rejestracja firmy (CEIDG / KRS)

  • Jednoosobowa działalność: złóż wniosek CEIDG-1 (online przez CEIDG / biznes.gov.pl, osobiście lub pocztą). Wniosek rejestruje firmę, NIP i REGON są przekazywane automatycznie.

  • Spółka (np. z o.o.): rejestracja w KRS (notariusz / wpis do KRS), potem ewentualne zgłoszenia do urzędów/statystyki.

 

3) Zgłoszenie do ZUS (ubezpieczenia) — termin

  • Jeśli nie zgłosiłeś się przez CEIDG, zgłoś siebie do ZUS (formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA) w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności. Możesz to zrobić od razu przy CEIDG-1 — wtedy ZUS otrzyma dane automatycznie.

 

4) Rejestracja VAT (jeśli dotyczy)

  • Jeżeli będziesz podatnikiem VAT — złóż formularz VAT-R (przed pierwszą sprzedażą opodatkowaną lub zgodnie z przepisami). Jeśli planujesz korzystać ze zwolnienia (np. limit obrotu), sprawdź warunki.

  • Jeśli nie jesteś VAT-owcem od startu, możesz nadal zarejestrować się później.

 

5) Konto bankowe i finanse

  • Konto firmowe —  banki często wymagają NIP/REGON do otwarcia.

  • Załóż prosty system księgowy / fakturowania (np. program online) lub umów się z biurem rachunkowym.

 

6) Księgowość i podatki — od pierwszego dnia działalności

  • Wybierz sposób prowadzenia księgowości: samodzielnie z programem vs. biuro rachunkowe.

  • Ustal terminy rozliczeń: VAT (miesięcznie/kwartalnie), zaliczki na PIT/CIT, deklaracje ZUS.

  • Zacznij wystawiać faktury zgodnie z wymaganiami (numeracja, dane).

 

7) Pozwolenia, koncesje, obowiązki branżowe (jeśli potrzebne)

  • Sprawdź, czy twoja branża wymaga koncesji, licencji, wpisu do rejestrów lub zgłoszeń (np. działalność transportowa, gastronomia, obrót alkoholem, usługi medyczne).

  • Jeśli tak — załatw je przed rozpoczęciem działalności.

 

8) Ubezpieczenia i BHP

  • Zastanów się nad ubezpieczeniem OC działalności (zwłaszcza przy usługach z ryzykiem).

  • Jeśli zatrudniasz pracowników — zapewnij szkolenia BHP, prowadź ewidencję pracowników i umowy.

 

9) Start operacyjny: sprzedaż, marketing, narzędzia

  • Przygotuj stronę www / landing page i profile w social media.

  • Przygotuj ofertę, cennik, materiały sprzedażowe (brochure, prezentacja).

  • Wybierz narzędzia: system faktur, CRM, narzędzia do reklam, obsługi klienta, magazynowania (jeśli produkt).

  • Uruchom pierwszą kampanię marketingową (niskokosztowe testy: social ads, posty organiczne, mailingi).

 

10) Obsługa klienta i operacje

  • Ustal procedury obsługi klienta: jak przyjmujesz zamówienia, terminy realizacji, reklamację, zwroty.

  • Zadbaj o dokumentację procesów (np. checklista realizacji zamówienia).

 

11) Rozliczenia i obowiązki bieżące (co miesiąc / kwartał)

  • Opłacaj składki ZUS (terminy zależą od twojego statusu/ulgi).

  • Składaj deklaracje VAT (jeśli jesteś VATowcem).

  • Płać zaliczki na podatek dochodowy (jeśli dotyczy).

  • Prowadź ewidencję sprzedaży, kosztów i archiwizuj dokumenty (faktury).

 

12) Rozwój i skalowanie

  • Monitoruj KPI: marża, koszty stałe, konwersje sprzedaży, CAC, LTV.

  • Zastanów się nad zatrudnieniem, automatyzacją, rozszerzeniem oferty lub wejściem na nowe kanały sprzedaży.

 

Najważniejsze terminy i formy dokumentów.

  • CEIDG-1 — rejestracja JDG. Biznes.gov.pl

  • ZUS ZUA / ZZA — zgłoszenie do ubezpieczeń w 7 dni od rozpoczęcia (możesz to zrobić przez CEIDG-1). 

  • VAT-R — rejestracja jako płatnik VAT (jeżeli dotyczy).

  • Konto firmowe — wybierz najlepszy dla Ciebie bank. Bank może prosić o NIP/REGON.

 

Krótka checklistа do szybkiego wydruku.

  • Określ formę prawną + PKD + termin startu

  • Sprawdź wymagane koncesje/licencje dla branży

  • Wypełnij CEIDG-1 (z równoczesnym zgłoszeniem do ZUS jeśli chcesz)

  • Zgłoś się do ZUS (ZUA/ZZA) — do 7 dni (jeśli nie zgłosiłeś przy CEIDG)

  • Zdecyduj o VAT (jeśli tak — złóż VAT-R)

  • Otwórz konto firmowe 

  • Wybierz księgowość / biuro rachunkowe

  • Ubezpieczenie OC działalności (jeśli przydatne)

  • Uruchom stronę, fakturowanie, marketing, system obsługi klienta

 

Autor: Ryszard Czerniak - Skuteczny Manager

"Od pomysłu do działania. Bez zbędnej teorii, bez trudnych słów — tylko to, co naprawdę działa."

0

Skuteczny Manager

kontakt@skutecznymanager.com.pl